Is iemand met alle kennis en goede bedoelingen toch in een phishing-mail getuind? Veel organisaties zien dan graag dat hij of zij er melding van maakt. Door gevoelens van schaamte of angst voor reprimandes, melden werknemers echter vaak niet; het is immers vervelend om hardop te zeggen dat je een stomme fout gemaakt hebt. De mogelijkheid om een melding te maken zonder direct contact met een helpdeskmedewerker of anoniem te melden kan uitkomst bieden. Zorg bijvoorbeeld voor een meldknop in het emailprogramma. Deze is net wat laagdrempeliger.
Implementatie
Voor deze interventie kan gebruik worden gemaakt van een volledig technologisch systeem. De medewerker doet de melding via het systeem en krijgt via het systeem waardering, feedback en opvolging terug. Het mogelijk maken van anoniem melden of melden zonder menselijk contact kan op verschillende manieren:
- Meldknop toevoegen aan het emailprogramma waarmee medewerkers anoniem kunnen melden.
- Meldformulier op de startpagina van het bedrijf toevoegen, zodat medewerkers eventueel anoniem en zonder direct menselijk contact een melding kunnen doen.
- E-mail of SMS bericht naar bijvoorbeeld een leidinggevende of vertrouwenspersoon in plaats van de helpdesk.
Neem deze mogelijkheden voor melden zonder contact ook op in het beleid van de organisatie, zodat de medewerker ook weet hoe hij of zij gebruik kan maken van deze mogelijkheden.
Interventie meten
Als de interventie melden zonder contact wordt ingezet dan wil je als organisatie meten of het aantal meldingen ook daadwerkelijk is toegenomen.
Zelfrapportage
Organisaties kunnen hun medewerkers vragen over de ervaring met en indruk van deze interventie: wordt bijvoorbeeld ervaren dat de drempel om te melden lager is dan voorheen? Ook kan gevraagd worden naar hoe vaak in de afgelopen maanden medewerkers daadwerkelijk gebruik hebben gemaakt van deze mogelijkheid – maar let op! Wat mensen doen en wat ze zeggen dat ze doen kunnen van elkaar afwijken. Indien er een menselijke vertrouwenspersoon aan wordt gesteld kan de vertrouwenspersoon waardering, feedback en terugkoppeling geven.
Loggen
Hoe vaak er gebruik wordt gemaakt van een anoniem meldsysteem kan worden opgeslagen door middel van logbestanden. Ook kan worden geanalyseerd wat voor soort meldingen worden gedaan en hoe deze meldingen zich verhouden tot de meldingen die werden gedaan vóór invoering van het anonieme meldsysteem.
